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Dématérialisation factures Contrats


Les solutions de dématérialisation de documents entrants/sortants de Worldmeeting

 

 

Bien au-delà de la GED, la dématérialisation légale et sécurisée du courrier entrant/sortant permet de réaliser d’importantes économies tout en garantissant la valeur probante des échanges.

 

Worldmeeting met en œuvre une solution simple de dématérialisation de vos documents sensibles (factures, contrats, etc…), avec signature électronique, horodatage et possibilité d’archivage à valeur légale chez un tiers certificateur.

 

Que ce soit pour réduire les temps de traitement, les coûts d’affranchissement, ou la surface de stockage de vos documents, Worldmeeting vous apportera toute son expertise et vous conseillera la meilleure démarche.

 

Respecter les normes et se protéger !

Pour que la facture dématérialisée, le contrat ou tout autre documentsoit fiscalement et juridiquement reconnue, elle doit l’être depuis sa source avant impression et offrir des garanties :

  • d’opposabilité ,
  • d’autenticité, d’intégrité et d’identité (signature électronique),
  • d’archivage
  • et utiliser des formats pérennes PDF/A ou XML GS1.

 

Quelques explications sur ces 3 garanties

1 L’horodatage

Etre certifié tiers horodateur à la norme RFC 3161 signifie :

  • Le contrôle de temps avec 3 horloges atomiques,
  • Deux data centres en disponibilité de service H24/7J,
  • La certification ISO 9001.    

 

2 La signature électronique

Nous intégrons les certificats de signature électronique légaux. Ces certificats garantissent l’identité du signataire (société ou personne), l’intégrité du contenu et confère au document une valeur juridique

  • Identité & intégrité : la signature électronique avancée est créée par un dispositif sécurisé de création de signature électronique.
  • Elle repose sur un certificat électronique qualifié qui est délivré par un prestataire de service de certification. 

La signature électronique avancée doit satisfaire aux exigences suivantes :

  • être propre au signataire,
  • permettre de l’identifier,
  • être créée par des moyens que le signataire puisse garder sous son contrôle exclusif
  • et garantir le lien avec les factures auxquelles elle s’attache, de telle sorte que toute modification ultérieure de ces factures soit détectable.

 

3 L’archivage à valeur probante

La solution proposée par Worldmeeting est une solution de dématérialisation"clef en main". Elle intègre une GED (Gestion Electronique de Documents) avec 10 zones de recherche en base, en plus de la traçabilitéEDC. Une fois le document horodaté et signé électroniquement, il a valeur probante et est prêt à être archivé.

 

L’archivage des deux exemplaires de la facture, bon de commande est réalisé par l’entreprise émettrice (1 exemplaire) et par l’entreprise destinataire (1 exemplaire).

 

Les entreprises (émettrice et/ou destinataire) peuvent donner mandat à un tiers (prestataire) pour archiver leurs factures ou tout autre document pendant 11 ans.

 

Notre sercice DPII EDC vous fournit toute la chaîne de dématérialisationjusqu’à l’archivage légal.

 

 

Vos bénéfices sont réels et immédiats

  • Un conseil adapté et personnalisé en amont pour retenir la solution technique qui vous convient le mieux
  • Des solutions fiables, performantes, sécurisées
  • Une assistance commerciale et technique permanente
  • Une hotline 24/7
  • Peppol

 

Les outils proposés sont basés sur les technologies de dernière génération les plus abouties, vous garantissant un service fiable, de qualité et totalement sécurisé.

 

 



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